Las dietas por desplazamiento laboral quedan exentas de IRPF y retenciones a cuenta cuando compensan gastos de manutención y estancia (con límites cuantitativos según pernocta y destino: 53,34 €/día con pernocta en España; 26,67 € sin pernocta) y gastos de locomoción (gasto acreditado si transporte público; 0,19 €/km si vehículo propio más peajes/aparcamiento justificados), siempre que el desplazamiento sea a municipio distinto de la residencia habitual y no exceda nueve meses en el mismo municipio. La exención requiere justificación documental de la realidad del desplazamiento y cumplimiento acumulativo de todos los requisitos.
Hechos
La consultante realiza la actividad de comercialización e instalación de hornos para cocción de pan y maquinarías similares, tanto en España como en el extranjero.
Para la realización de dichas actividades los operarios de la misma deben desplazarse al domicilio de los clientes, por lo que se les abonan determinadas cantidades en concepto de dietas. A efecto del calculo de las mencionadas cantidades (desplazamiento, manutención etc.), la entidad pagadora tiene diseñado un programa que proporciona un listado en el que se puede ver el nombre del operario, fecha del desplazamiento, lugar, kilómetros, visitas realizadas y dietas imputadas.
En cuanto a la justificación de los desplazamientos, existen diversas formulas que varían según las circunstancias del desplazamiento.
Cuestión planteada
- Tratamiento fiscal de las cantidades abonadas a los empleados en concepto de dietas por desplazamiento.
- Justificación de dichos desplazamientos.
Contestación
En relación a la cuestión planteada se informa lo siguiente:
1º. Gastos de manutención y estancia.
Las cantidades que abone la empresa por este concepto y que deriven del desplazamiento del trabajador a un municipio distinto de su lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, no estarán sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ni a su sistema de retenciones a cuenta, en la medida que cumplan -de acuerdo al artículo 8.A.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 1775/2004, de 30 de julio- los siguientes requisitos:
a) Que traten de compensar gastos de manutención y estancia en establecimiento de hostelería.
b) Que en cada uno de los municipios distintos del habitual del trabajo no se permanezca por el perceptor más de nueve meses (límite temporal) y,
c) Que tales dietas no superen los límites cuantitativos señalados en dicho artículo 8.A.3, letra a), del Reglamento del Impuesto, y que actualmente en vigor son:
a.- Cuando se haya pernoctado
- Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
- Por gastos de manutención, 53,34 (antes de 3 de agosto de 2005, el importe era 52,29) euros diarios por desplazamiento dentro del territorio español, ó 91,35 euros diarios por desplazamiento al extranjero.
b.- Cuando no se haya pernoctado
Se considerarán exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 (antes de 3 de agosto de 2005, el importe era 26,14 euros) ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
2º. Gastos de locomoción.
El artículo 8.A.2. del Reglamento del Impuesto, aprobado por el Real Decreto 1775/2004, de 30 de julio, antes citado, referente al tratamiento fiscal de las asignaciones para gastos de locomoción, establece que:
"Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 (antes del 3 de agosto de 2005, el importe era de 0,17 euros) euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen."
La exoneración de gravamen cuando no se utilizan medios de transporte público se producirá si se cumplen los requisitos exigidos en la letra b) del precepto antes citado, es decir:
- La cuantía anual de la retribución será el resultado de computar 0,19 euros (antes 0,17 euros) por kilómetro recorrido.
- Justificación de la realidad de los desplazamientos.
De acuerdo a lo expuesto, se hace preciso considerar lo siguiente:
1º. Debe indicarse al respecto que la exoneración de gravamen de los gastos de manutención y en su caso, de los gastos de locomoción, -los gastos de estancia no se pagan- no puede aplicarse de forma automática, sino que habrá que analizar al final de año, de forma individual para cada perceptor, si concurren los requisitos previstos en el artículo 8.A, apartados 2 y 3, del Reglamento del Impuesto.
En definitiva, el análisis realizado al final del año determinará, en su caso, que de las cantidades percibidas, parte esté sometida a tributación, teniendo en cuenta tanto los requisitos de tipo formal como cuantitativo por lo que respecta a los gastos de manutención o, en referencia a los gastos de locomoción, que los mismos sean superiores al gasto justificado o el resultante de multiplicar los kilómetros recorridos por 0.19 euros (antes 0,17 euros), en cuyo caso, el exceso estaría igualmente sometido al Impuesto y a su sistema de retenciones.
El artículo 8.A, del Reglamento del Impuesto, establece en su apartado 6, lo siguiente: “Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen”.
2º. En cuanto a la justificación, acreditación del día y lugar de desplazamiento, etc., cabe afirmar que la misma podrá realizarse por cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho. A este respecto, procede señalar que la carga de la prueba compete a quien hace valer su derecho y que serán, en su caso, los órganos de gestión e inspección tributaria a quienes corresponderá –en el ejercicio de sus funciones y a efectos de la liquidación del Impuesto- la valoración de las pruebas aportadas.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
RIRPF RD 1775/2004, Art. 8-A-2;3