Las dietas derivadas de desplazamientos que cumplen los requisitos del artículo 9 del RIRPF (desplazamiento fuera del centro de trabajo para realizar actividad laboral en lugar distinto) constituyen rendimientos del trabajo exentos de gravamen sin necesidad de justificación documental de gastos reales. La empresa solo debe acreditar el motivo del desplazamiento y que se han satisfecho conforme al convenio colectivo aplicable; no resulta exigible la presentación de tickets de comidas ni justificantes de gastos efectivos, siendo esta exención incompatible con el régimen de reembolso de gastos justificados. Ante inspección, tanto empresa como trabajador deben justificar únicamente el desplazamiento y su naturaleza, no los gastos de manutención efectuados.
Hechos
La empresa del consultante presta un servicio de realización de auditorías de estándares para una empresa cliente, por lo que se realizan una serie de desplazamientos. En el convenio colectivo suscrito por su empresa se establece una dieta fija por gastos de manutención (sólo comidas), ya que el alojamiento lo paga aparte la empresa. Su empresa le solicita los justificantes de dichas comidas (tickets o facturas), y sólo le pagan el gasto justificado, no la dieta indicada en el convenio.
Cuestión planteada
- Si es necesario que su empresa presente los tickets y justificantes en caso de inspección, o por el contrario, en caso de que le pagaran la dieta fija indicada en el convenio, sólo sería necesario justificar el motivo del desplazamiento.
- Si le pueden solicitar a él dichos tickets y justificantes, en caso de que se le inspeccione a él mismo o a su empresa.
Contestación
En primer lugar, respecto de la pregunta realizada en cuanto a si la empresa cliente puede obligar a su empresa a presentarle los tickets de sus comidas, dicha pregunta no va a ser contestada en la resolución de la presente consulta, dado que se trata de una cuestión relacionada con terceras personas (empresa cliente), y no del propio obligado tributario.
Por otro lado, de acuerdo con lo expresado en el escrito de consulta, la empresa del consultante se acoge al XIX Convenio colectivo del sector de empresas de ingeniería y oficinas de estudios técnicos, publicado por Resolución de 7 de octubre de 2019, de la Dirección General de Trabajo (BOE de 18 de octubre de 2019):
“Artículo 37. Dietas y desplazamientos.
1. El importe de la dieta para los desplazamientos que se produzcan en territorio español, que exijan que la persona trabajadora pernocte en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, será de 49 euros/día. Que no obstante, durante los primeros 20 días de desplazamiento, la persona trabajadora podrá optar por percibir una dieta diaria de 30 euros y que la empresa, por su cuenta, le facilite el alojamiento.
2. Cuando la persona trabajadora no pueda regresar a comer a su domicilio por encomendarle la empresa trabajos en lugar distinto al habitual, aun cuando sea dentro de la misma localidad, tendrá derecho a percibir 10 euros en concepto de dieta por comida o cena.
(…).”.
En lo que a la materia tributaria concierne, cabe señalar que las «asignaciones para gastos de locomoción y para gastos de manutención y estancia» se incluyen con carácter general entre los rendimientos íntegros del trabajo, pero, excepcionalmente y al amparo de la habilitación contenida en el artículo 17.1.d) de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de los no Residentes y sobre el Patrimonio (BOE de 29 de noviembre), el artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, en adelante RIRPF, exonera de gravamen estas asignaciones cuando las percibe el trabajador por cuenta ajena que, en virtud del poder de organización que asiste al empresario, debe desplazarse fuera de su centro de trabajo para desarrollar el mismo; ello bajo la concurrencia de determinados requisitos reglamentarios, entre los que se encuentra, básicamente, que el empleado o trabajador se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en un lugar distinto.
De acuerdo a ello, las cantidades que abone la empresa y que deriven del desplazamiento de los trabajadores a un municipio distinto de su lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, no estarán sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ni a su sistema de retenciones a cuenta, en la medida que cumplan de acuerdo al artículo 9.A.3 del RIRPF, los siguientes requisitos:
a) Que traten de compensar gastos de manutención y estancia en establecimientos de hostelería.
b) Que en cada uno de los municipios distintos del habitual del trabajo no se permanezca por el perceptor más de nueve meses (límite temporal) y,
c) Que tales dietas no superen los límites cuantitativos señalados en dicho artículo 9.A.3, letra a), del Reglamento del Impuesto, y que actualmente en vigor son:
a.- Cuando se haya pernoctado
- Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
- Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios por desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios por desplazamiento al extranjero.
b.- Cuando no se haya pernoctado
Se considerarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
La norma reglamentaria exige que tiene que tratarse de desplazamientos a un municipio distinto del lugar habitual del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. Toda cantidad que se satisfaga por este concepto de asignaciones para gastos de manutención y estancia que no responda a los términos reglamentarios señalados, estaría sometida en su totalidad a tributación por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Debe insistirse que tiene que tratarse de desplazamientos a un municipio distinto del lugar habitual de trabajo, interpretando dicha expresión o término en el sentido de que el trabajador debe estar destinado en un centro de trabajo y salir o desplazarse fuera del mismo para realizar en otro centro de trabajo su labor.
Además de lo anterior, debe precisarse al respecto que a efectos de lo dispuesto en el artículo 9.A.3 del Reglamento del Impuesto, las cantidades satisfechas por gastos de manutención en desplazamientos con pernocta o no dentro del territorio español o al extranjero, a municipios distintos del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, no necesitan acreditación en cuanto a su importe, en referencia a los límites cuantitativos que en dicho precepto se señalan, para su consideración como asignaciones para gastos normales de manutención exceptuadas de gravamen, sin perjuicio de la acreditación por parte del pagador del día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Respecto a la justificación que deberá efectuarse por el pagador de la realidad de los desplazamientos, la misma podrá realizarse por medio de cualquiera de los medios de prueba admitidos en Derecho, si bien corresponderá a los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria su valoración.
En referencia a las cuantías que tienen la consideración de asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, para los casos en que se pernocta en municipio distinto, el Reglamento del Impuesto considera exceptuadas de gravamen los gastos de estancia los importes que se justifiquen.
Debe señalarse que, a estos efectos, los justificantes admisibles son únicamente los correspondientes a estancia en hoteles y demás establecimientos de hostelería, sin que puedan asimilarse a los mismos las cantidades destinadas al alquiler o arrendamiento de una vivienda.
A su vez, el apartado 5 señala que “las cuantías exceptuadas de gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos”, mientras que el apartado 6 señala que "las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen".
Por último, el exceso percibido, en su caso, sobre las cantidades que se acaban de indicar en los apartados 2 y 3 del artículo 9.A. del RIRPF, está plenamente sujeto a gravamen en concepto de rendimientos del trabajo, y en lo que se refiere a la retención aplicable, al tratarse de rendimientos del trabajo, la misma se determinará de acuerdo con el procedimiento general establecido en el artículo 82 y siguientes del Reglamento del Impuesto.
Por tanto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.A.3, y aplicándolo a las preguntas realizadas en el escrito de consulta, los límites cuantitativos para que las dietas de manutención objeto de consulta estén exoneradas de gravamen, son los siguientes:
a.- Cuando se haya pernoctado: 53,34 euros diarios por desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios por desplazamiento al extranjero.
b.- Cuando no se haya pernoctado: se considerarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
De acuerdo con lo manifestado en su escrito de consulta, al consultante se le paga en concepto de dietas, no las cantidades que están estipuladas en su convenio colectivo, sino los gastos que él justifique mediante tickets o facturas.
A este respecto, de acuerdo con lo anterior, en caso de que la empresa le pague en concepto de dietas de manutención, gastos por él justificados por un importe igual o inferior a los límites que se acaban de señalar (53,34 euros diarias con pernocta, o bien 26,67 euros diarios sin pernocta, y partiendo de la premisa para resolver esta consulta que son desplazamientos dentro del territorio español), dichas dietas percibidas por el consultante estarán exentas de tributación, sin que sea necesaria su acreditación en cuanto a su importe, sin perjuicio de la acreditación por parte del pagador del día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Por el contrario, en caso de que la empresa le pague en concepto de dietas de manutención, gastos por él justificados por un importe que exceda de los límites que se acaban de señalar (53,34 euros diarias con pernocta, o bien 26,67 euros diarios sin pernocta, y partiendo de la premisa para resolver esta consulta que son desplazamientos dentro del territorio español), la cuantía percibida de dichas dietas que exceda de los límites anteriormente indicados, estará sujeta a tributación en concepto de rendimientos del trabajo, estando, por tanto, sujeta a retención (artículo 82 y siguientes del RIRPF). Respecto del importe de la dieta percibida que no exceda de los límites indicados, y que, por tanto, está exento de tributación tal como ya se ha explicado, no es necesaria su acreditación en cuanto a su importe, sin perjuicio de la acreditación por parte del pagador del día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
RIRPF. RD 439/2007, Art. 9-A-3.