La obligación de utilizar un sistema informático que cumpla las especificaciones técnicas del RSIF (RD 1007/2023) constituye una obligación formal distinta y separada de la obligación de expedir y entregar facturas conforme al ROF (RD 1619/2012). Ambas obligaciones son exigibles simultáneamente: el consultante debe no solo facturar conforme a la normativa de facturación, sino hacerlo a través de sistemas informáticos que garanticen integridad, inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad de los registros según las especificaciones técnicas del RSIF. No es posible mantener el sistema anterior sin adaptarse a los requisitos formales derivados del artículo 29.2.j) de la LGT.
Hechos
La consultante es una empresaria individual dada de alta en el epígrafe 659.4 y determina su rendimiento neto en IRPF por el método de estimación objetiva y aplica el recargo de equivalencia en IVA.
Señala que cuando los clientes se lo exigen hace factura completa de manera manuscrita mediante hojas autocopiativas. Para el resto de las operaciones, y como justificante de la operación para entregar a los clientes, utiliza una caja registradora que saca un ticket en el que figuran los datos de la consultante, la fecha y hora de la operación, y el precio de cada uno de los artículos, sin descripción de los mismos, y sin desglosar la base y el IVA y sin que aparezca la mención de IVA incluido y sin que aparezca tampoco la mención de que se trata de una factura simplificada.
Cuestión planteada
Si la consultante está obligada a utilizar un sistema informático de facturación adaptado a la normativa VERIFACTU, o puede seguir trabajando de la misma manera que lo viene haciendo hasta ahora.
Contestación
PRIMERO
Con carácter previo hay que señalar que el artículo 29 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), dispone:
“1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.
2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:
(…)
e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
(…)
j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”.
En este sentido, el desarrollo reglamentario de la obligación de expedir y entregar facturas se encuentra en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en adelante ROF.
Por otra parte, el desarrollo reglamentario de la obligación formal relativa a los sistemas informáticos de facturación contenida en el artículo 29.2.j) de la LGT, se encuentra en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, (BOE de 6), en adelante RSIF.
Conforme con lo anterior, se puede afirmar que las dos obligaciones formales señaladas, básicamente, facturación y la de los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación, deben calificarse como obligaciones distintas y diferentes, aunque relacionadas, por cuanto el RSIF establece los requisitos que deben cumplir dichos sistemas y programas informáticos o electrónicos en orden a soportar el cumplimiento de la obligación de facturación.
SEGUNDO
De la información aportada en el escrito de consulta se deduce que la consultante tiene la condición de empresario o profesional y va a expedir facturas por determinadas operaciones que realiza.
En este sentido, el RSIF, dispone en su artículo 1 la regulación de su objeto y ámbito territorial en los siguientes términos:
“1. El presente Reglamento tiene por objeto la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico, en adelante denominado genéricamente sistema informático, utilizado por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio, cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad, para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en la letra j) del artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
2. A los efectos del presente Reglamento, el término factura incluye la factura completa y la factura simplificada, de acuerdo al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta. (…).”.
Por su parte el artículo 2 regula el régimen jurídico del siguiente modo:
“Los sistemas informáticos a que se refiere el artículo anterior y su utilización se regirán por el presente Reglamento, por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y por las disposiciones de carácter complementario que sean dictadas en el desarrollo del presente Reglamento.”.
Asimismo, el artículo 3 del citado Reglamento regula el ámbito subjetivo:
“1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:
a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
No estarán sometidas a las obligaciones establecidas en este real decreto las entidades exentas a que se refiere el apartado 1 del artículo 9 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.
Las entidades parcialmente exentas a que se refieren los apartados 2, 3 y 4 del artículo 9 de la misma Ley estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del Impuesto.
b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
2. El presente Reglamento también se aplicará a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 1 de este Reglamento en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios mencionados en el apartado 1 de este artículo 3.
3. El presente Reglamento no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.”.
Por su parte, el artículo 4 del citado Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 dispone que:
“El presente Reglamento será de aplicación a los sistemas informáticos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios a que se refiere el apartado 1 del artículo 3 de este Reglamento. (…).”.
En base a los preceptos anteriores, se deduce que el citado Reglamento resultará de aplicación, entre otros, a los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
En cuanto al concepto de “actividad económica” a que se refiere la letra b) del artículo 3.1 del RSIF debe interpretarse conforme a lo dispuesto en el artículo 12.2 de la LGT:
“2. En tanto no se definan por la normativa tributaria, los términos empleados en sus normas se entenderán conforme a su sentido jurídico, técnico o usual, según proceda.”.
En este sentido, dicho término no está definido expresamente ni en el artículo 29.2.j) de la LGT ni en el RSIF. Ahora bien, en la medida en que el requisito de desarrollo de “actividades económicas” de la citada letra b) viene referido a los contribuyentes del IRPF, se puede afirmar que dicho concepto debe determinarse conforme a lo dispuesto para el mencionado impuesto.
En consecuencia, el término “actividades económicas” deberá ser entendido conforme a lo dispuesto en la normativa del IRPF, en particular, el artículo 27 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
Asimismo, el artículo 7 del Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023 dispone, en cuanto a los recursos informáticos necesarios para cumplir las obligaciones previstas en el citado reglamento señala que:
“Los obligados tributarios que, de acuerdo con el apartado 1 del artículo 3 de este Reglamento, utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de las dos opciones siguientes:
a) Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y este Reglamento.
Además, cuando los sistemas informáticos traten datos personales, deberán garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el resto de normativa de aplicación, así como los criterios que se establezcan por la Agencia Española de Protección de Datos o en su ámbito competencial, por las autoridades autonómicas de protección de datos, sin perjuicio de los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
Podrá utilizarse un mismo sistema informático para el cumplimiento del presente Reglamento por parte de diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos en este Reglamento por separado para cada uno de los obligados tributarios.
b) La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.”
Por tanto, en relación con los distintos medios de expedición de facturas debe indicarse que en el caso de que la consultante no utilizara ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se hiciera de manera manual, no estaría obligada por las disposiciones indicadas en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, como sucede en el caso de las facturas manuscritas, lo cual parece concurrir en este supuesto al señalar que “hace factura completa de manera manuscrita mediante hojas calcantes”.
Por el contrario, si la consultante utiliza un sistema o programa informático que pueda tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que pueda implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2 del citado Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023, la consultante estaría obligada por el RSIF.
En cualquier caso, conforme al artículo 7 del Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023, la consultante, en caso de resultar obligado por el citado Reglamento, podrá optar por utilizar la aplicación informática que a tal efecto ofrecerá la Agencia Tributaria en su sede electrónica o, en su defecto, un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023.
Respecto a los tickets a que hace referencia en la consulta, se entiende que, en la medida en que no tengan la consideración de factura conforme a lo dispuesto al ROF, no desencadenarían la obligación de sometimiento al RSIF conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2 en relación con el artículo 1.1 del RSIF.
TERCERO
Por otra parte, se informa de que, en relación con las dudas suscitadas sobre las obligaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, la Agencia Estatal de Administración Tributaria ha incorporado en los portales del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y un nuevo servicio de ayuda e información al contribuyente en el que resuelve determinadas preguntas frecuentes (FAQ) con el objetivo de resolver las principales dudas planteadas sobre la aplicación de este nuevo Reglamento conocido como VERI*FACTU.
A estos efectos, podrá contactar con la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de su sede electrónica: https://sede.agenciatributaria.gob.es, o en la siguiente dirección:
https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes.html
Esta interpretación es conforme con la doctrina de este Centro Directivo manifestada en las consultas vinculantes con número de referencia V0058-25, de 3 de febrero y V0073-25, de 3 de febrero.
Lo que comunico a usted con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley General Tributaria.
Referencia normativa
Art. 29.2 j) LGT
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.