La digitalización certificada con software homologado es válida para la conservación de CMR y cartas de porte, siempre que el proceso garantice la autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad conforme al artículo 8 del Reglamento de Facturación, y permita acceso sin demora a la Administración tributaria. La conservación electrónica abarca cualquier medio que cumpla estos requisitos, incluyendo compresión numérica y almacenamiento en medios ópticos o electromagnéticos; la homologación del software refuerza esta garantía de integridad.
Hechos
La consultante es una sociedad que efectúa trabajos de digitalización y gestión documental. En concreto, lleva a cabo la digitalización de la documentación generada por empresas dedicadas al transporte de mercancías por carretera. En la actualidad únicamente se digitalizan facturas de los proveedores de dichos clientes, pero los mismos han solicitado la digitalización de los CMR o cartas de porte.
Cuestión planteada
Si el proceso de digitalización certificada con software homologado, de cara a su conservación por medios electrónicos, sería igualmente válido para los CMR o cartas de porte.
Contestación
1.- El artículo 164, apartado uno, número 3º, de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29 de diciembre), dispone que, sin perjuicio de lo establecido en el Título anterior de dicha Ley, los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a “expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente.”.
El desarrollo reglamentario en materia de facturación se ha llevado a cabo por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE de 1 de diciembre).
En este sentido, el artículo 19 del Reglamento de Facturación establece, en relación con la obligación de conservación de facturas y otros documentos, lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, los siguientes documentos:
a) Las facturas recibidas.
b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2.
c) Los justificantes contables a que se refiere el número 4.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto.
d) Los recibos a que se refiere el artículo 16.1, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
e) Los documentos a que se refiere el número 3.º del apartado uno del artículo 97 de la Ley del Impuesto, en el caso de las importaciones.
(…).”.
Con respecto a las formas de conservación, el citado Reglamento dispone lo siguiente:
“Artículo 20. Formas de conservación de las facturas y otros documentos.
1. Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, a que se hace referencia en el artículo 19, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad en los términos establecidos en el artículo 8, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
2. En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Artículo 21. Conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos.
1. La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.
2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada.
Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.”.
2.- El artículo 21, apartado tres, de anterior Reglamento de Facturación (el derogado Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre), contenía una habilitación normativa para que el Ministro de Hacienda dictara las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de la conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos.
En aplicación de dicha habilitación normativa, se dictó la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre la facturación telemática. Como así manifestó este Centro directivo en la contestación vinculante de 7 de octubre de 2015, consulta V2927-15, dicha Orden se debía entender en vigor en todo lo que no contradijera al Real Decreto 1619/2012 por el que se aprobaba el nuevo Reglamento de Facturación.
En consonancia con lo anterior y con lo establecido por el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada no sólo de las facturas recibidas, sino de “documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes”, tal como dispone el propio encabezado del citado artículo.
En este sentido, y de acuerdo con el criterio establecido en diversas contestaciones vinculantes, por todas, la de 23 de marzo de 2011, consulta V0746-11, el CMR del transporte puede constituir un elemento de prueba para considerar la realidad de la operación y del transporte intracomunitario de mercancías a efecto de la exención prevista en el artículo 25 de la Ley del Impuesto sin perjuicio de que en nuestro ordenamiento rija el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas.
Por su parte, los software de digitalización homologados serán aquellos referidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
3.- En conclusión, este Centro directivo entiende que, siempre que el proceso de digitalización se ajuste a las disposiciones normativas existentes en la materia, dicho proceso sería, igualmente, de aplicación a los documentos CMR de transporte al considerarse los mismos como “otros documentos o justificantes” acreditativos de las operaciones, de acuerdo con el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, permitiendo así que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base, sin perjuicio, no obstante, del cumplimiento de las obligaciones que, en otros ámbitos (mercantil etc…), afecten a la conservación de dichos documentos.
4.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley 37/1992 art. Art- 164-Uno-3º Orden EHA/962/2007 RD 1619/2012 arts. 19, 20 y 21