Las notas de entrega en operaciones de venta en ruta de productos sujetos a Impuestos Especiales pueden formalizarse y conservarse en formato electrónico, incluida la firma digital mediante dispositivos electrónicos como tablets, siempre que el archivo contenga, como mínimo, los mismos datos e información recogidos en los modelos aprobados (anexos II, III y IV de la Orden HAC/1147/2018). No es obligatorio mantener ejemplares en papel.
Hechos
Almacén fiscal de hidrocarburos, que dispone de un sistema informático para la expedición de albaranes de circulación y de notas de entrega para las ventas en ruta. En el momento de la entrega del producto, el vehículo que realiza la venta expide y cumplimenta las notas de entrega digitalmente permitiendo firmar al adquirente en una “tablet” o dispositivo electrónico dicho documento. El ejemplar así firmado queda en poder del establecimiento, pudiendo ser almacenado en formato papel o en formato digital, siempre disponible para la intervención.
Cuestión planteada
Si es posible realizar dicha operativa y firmar digitalmente los ejemplares de las notas de entrega a través de una tablet o dispositivo electrónico, y si es obligatorio disponer del ejemplar de las notas de entrega en formato papel o se admite su almacenamiento y archivo en formato digital.
Contestación
La Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre, por la que se aprueban las normas de desarrollo de lo dispuesto en los artículos 27, 101, 102 y 110 del Reglamento de los Impuestos Especiales aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio (BOE de 28 de julio), aprueba las normas de cumplimentación de los mensajes relativos al albarán de circulación y los modelos de notas de entrega relativos al procedimiento de ventas en ruta a que se refiere el artículo 27 del Reglamento de Impuestos Especiales.
La citada Orden, que dedica su artículo segundo a la aprobación de los modelos de notas de entrega expedidas con cargo al albarán de circulación en los suministros de productos objeto de los Impuestos Especiales de Fabricación en dicho procedimiento de ventas en ruta, dispone al respecto lo siguiente:
“A efectos de lo dispuesto en el artículo 27 del Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, se aprueban los Modelos de notas de entrega expedidas con cargo al albarán de circulación en los suministros de productos objeto de los Impuestos Especiales por el procedimiento de ventas en ruta, que se acompañan como anexo II, anexo III y anexo IV.
Se considerarán ajustadas al Modelo aprobado en anexos II, III y IV de la presente Orden las notas de entrega expedidas en soporte documental o electrónico, que contengan, como mínimo, los mismos datos e información que los recogidos en los mencionados anexos.”.
Por tanto, no existe inconveniente alguno en formalizar y conservar la nota de entrega en formato electrónico, siempre y cuando en el archivo se recojan, como mínimo, los mismos datos e información que los detallados en los anexos que contienen los Modelos aprobados al efecto.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Art. 27 RIE;
Orden HAC/1147/2018, de 9 de octubre.