Un sistema informático constituye "sistema informático de facturación" según RD 1007/2023 cuando integra hardware y software que ejecute simultáneamente tres funciones: (i) admitir entrada de información de facturación por cualquier método, (ii) conservar dicha información en el propio sistema o trasferirla a soporte físico o telemático, y (iii) procesar la información para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se ejecute el procesamiento. La inclusión en el RD 1007/2023 (VeriFACTU) es inevitable para cualquier sistema que cumpla estas tres acciones vinculadas a la expedición de facturas en el contexto de actividades económicas.
Hechos
El contenido de la consulta es:
Se tiene un programa de facturación no mantenido cuyo fin último es generar un documento .DOCX (MS Word) con los datos y requisitos para ser calificado como factura legal, el cual es impreso. La aplicación Microsoft Word es obligatoria tenerla instalada en el ordenador para generar e imprimir ese documento .DOCX. El programa de facturación sólo lleva la base de datos de clientes, conceptos facturables y su importe para generar las facturas en documentos Word. Lleva también un control de facturas impresas por si se quiere volver a generar el documento .DOCX y reimprimir alguna. Su misión es generar el documento Word para poder ser impreso. Ese programa de facturación no tiene conexión con otros programas ni genera ningún fichero ni listado con transcendencia fiscal ya que esas facturas impresas son tratadas posteriormente como cualquier otra factura impresa, y contabilizadas manualmente una a una en un programa de contabilidad, que es el que genera el libro obligatorio de IVA de facturas emitidas, libro IRPF, y cualquier otro documento o modelo tributario.
Cuestión planteada
¿Es un Sistema Informático de Facturación según el RD 1007/2023?, ¿Este sistema para emisión de facturas está incluido en el RD 1007/2023 de VeriFACTU?
Contestación
PRIMERO.
El artículo 1 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6), en adelante RSIF, indica:
“1. El presente Reglamento tiene por objeto la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico, en adelante denominado genéricamente sistema informático, utilizado por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio, cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad, para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en la letra j) del artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
2. A los efectos del presente Reglamento, el término factura incluye la factura completa y la factura simplificada, de acuerdo al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.”
Conforme con lo anterior, en tanto en cuanto el programa informático descrito cumpla con los requisitos establecidos, se considerará a efectos del Reglamento un sistema informático de facturación.
Sin que se pueda concluir que no resulte obligada por el RSIF, puesto que el sistema a que se refiere la consulta puede tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2 del citado reglamento.
Lo dispuesto anteriormente es concordante con la doctrina manifestada por este Centro Directivo en, entre otras, con las consultas con nº de referencia, V0058-25, de 3 de febrero, y V0073-25, de 3 de febrero.
SEGUNDO.
Asimismo, debe indicarse que el artículo 13 del RSIF indica:
“Artículo 13. Declaración responsable de los sistemas informáticos.
1. Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en este Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.
2. La declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.
3. Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático, que deberá guardar y conservar las declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados.
4. La declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo y saber su tipología, composición y funcionalidades, así como conocer las características de la instalación del mismo. Además, contendrá los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.”
Conforme a dicho precepto, el interesado como cliente, en cualquier caso, puede conocer si el sistema informático utilizado cumple los requisitos exigidos por la normativa a estos efectos, ya que la declaración responsable citada debe constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones y, además, puede ser solicitada por usted a la persona o entidad productora o comercializadora del mismo.
TERCERO.
Por otra parte, se informa de que, en relación con las dudas suscitadas sobre las obligaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, la Agencia Estatal de Administración Tributaria ha incorporado en los portales del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y un nuevo servicio de ayuda e información al contribuyente en el que resuelve determinadas preguntas frecuentes (FAQ) con el objetivo de resolver las principales dudas planteadas sobre la aplicación de este nuevo Reglamento conocido como VERI*FACTU.
A estos efectos, podrá contactar con la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de su sede electrónica: https://sede.agenciatributaria.gob.es, o en la siguiente dirección:
https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes.html
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre)