No es obligatorio hacer constar físicamente en las facturas recibidas el número correlativo de recepción asignado por el sistema de gestión informática. El artículo 64.4 del RD 1624/1992 exige reflejar el "número de recepción" en el Libro Registro de facturas recibidas, no en el documento original. El número correlativo de recepción es un dato de control interno del registro contable que debe constar en el libro, pero su anotación en la factura física no es requisito normativo del IVA, sino una decisión operativa del sujeto pasivo para trazabilidad.
Hechos
La entidad consultante, en el desarrollo de su actividad y como sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido, está obligada a llevar el correspondiente libro registro de facturas recibidas.
Cuestión planteada
Obligación de hacer constar físicamente en las facturas y documentos recibidos el número correlativo de recepción de aquéllos, que consta en el libro registro de facturas recibidas, asignado por el sistema de gestión informática de la consultante.
Contestación
1.- El artículo 164, apartado uno, número 4º, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29), dispone que sin perjuicio de lo establecido en el Título anterior de dicha Ley, los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a: “4º. Llevar la contabilidad y los registros que se establezcan, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código de Comercio y demás normas contables.”
2.- El artículo 62, apartado 1 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 28 de diciembre (BOE del 31), dispone lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales y otros sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberán llevar, con carácter general, y en los términos dispuestos por este Reglamento, los siguientes Libros Registros:
a) Libro Registro de facturas expedidas.
b) Libro Registro de facturas recibidas.
c) Libro Registro de bienes de inversión.
d) Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.”
Por su parte, el artículo 64 del mencionado Reglamento, que regula el libro de facturas recibidas, dispone lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales, a los efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán numerar correlativamente todas las facturas y documentos de Aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. Esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones objetivas que lo justifiquen.
2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se anotarán en el Libro Registro de facturas recibidas.
En particular, se anotarán las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al Impuesto efectuadas por los empresarios o profesionales.
Igualmente, deberán anotarse las facturas a que se refiere el apartado 5 del artículo anterior.
3. Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el Libro regulado en este artículo.
4.. En el Libro Registro de facturas recibidas se anotarán, una por una, las facturas recibidas y, en su caso, los documentos de Aduanas y los demás indicados anteriormente, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del obligado a su expedición, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota.
En el caso de las facturas a que se refiere el párrafo segundo del apartado 2, las cuotas tributarias correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias de bienes a que den lugar las entregas en ellas documentadas habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas.
5. Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido.
Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.”
La mención que el artículo 64, apartado 1 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido hace a que los sujetos pasivos de dicho Impuesto deben numerar correlativamente las facturas y demás documentos recibidos no puede interpretarse en el sentido que se indica en el escrito de consulta, es decir, mediante la numeración física de dichas facturas, sino en el sentido de que a cada documento debe asignársele un número, aunque éste no esté consignado físicamente en el citado documento, que permita a la Administración tributaria efectuar las comprobaciones oportunas.
De acuerdo con lo expuesto, no existe obligación de hacer constar físicamente en las facturas y documentos recibidos el número correlativo de recepción de dichos documentos, que consta en el libro registro de facturas recibidas que lleva la entidad consultante y que es asignado por el sistema informático de gestión de dicha entidad.
3.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley 37/1992 art. 164-uno-4º