La DGT confirma que no existe un criterio específico y vinculante para el archivo de facturas, pero la normativa mercantil y tributaria (CC arts. 28-30; RD 1496/2003 arts. 19-20) impone que se conserven ordenadamente según fechas y de forma que garantice acceso inmediato a la Administración sin demora. Cualquier sistema de archivo es válido siempre que cumpla estos requisitos de orden cronológico y accesibilidad.
Hechos
Criterio de archivo de las facturas
Cuestión planteada
Criterio de archivo de las facturas
Contestación
Los artículos 28.2, 29.1 y 30.1 del Código de Comercio establecen:
“Artículo 28.
[…]
2. El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
Artículo 29.
1. Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
[…]
Artículo 30.
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
[…]”
En esta línea, el artículo 19.2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (BOE de 29 de noviembre), establece:
“Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este reglamento.”
De igual manera, el artículo 20.1 del mismo reglamento señala:
“Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.”
El análisis de la normativa anterior muestra que no existe un criterio determinado para el archivo de las facturas. No obstante, si hay una idea que se desprende de dicha normativa y es la de que la documentación ha de conservase de manera ordenada, vinculándose tal orden con el de las fechas.
En este sentido, sea cual sea el criterio que se establezca, la documentación deberá conservarse de manera ordenada según el orden de las fechas.
En todo caso, deberá garantizase el acceso a la facturas por parte de la Administración tributaria sin demora.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Código de Comercio: art. 28.2
Real Decreto 1496/2003: arts. 19.2 y 20.1