La entidad pagadora es responsable ante la Administración de justificar los gastos de estancia y acreditar día y lugar del desplazamiento, conforme al artículo 107 LIRPF. Ante la negativa del trabajador a justificar las dietas, la empresa debe computar íntegramente el importe abonado como rendimiento del trabajo sujeto a retención, sin aplicar la exención por dietas de desplazamiento, ya que la falta de documentación impide acreditar que concurren los requisitos legales (compensación de gastos reales, límites cuantitativos, permanencia máxima de nueve meses).
Hechos
Trabajadores que se desplazan habitualmente a municipios fuera del centro de trabajo de la empresa, para realizar la actividad de reparación de buques.
Dichos trabajadores son beneficiarios de dietas por desplazamiento, alojamiento y comidas.
Ante la negativa por parte de los trabajadores a justificar las dietas, se consulta:
Cuestión planteada
Modo de proceder por parte de la entidad pagadora ante la Administración, dada la negativa de los trabajadores a justificar las dietas.
Contestación
Las cantidades que abone la empresa por el concepto de gasto de manutención y que deriven del desplazamiento del trabajador a un municipio distinto de su lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, no estarán sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ni a su sistema de retenciones a cuenta, en la medida que cumplan -de acuerdo al artículo 8.A.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por Real Decreto 1775/2004, de 30 de julio- los siguientes requisitos:
a) Que traten de compensar gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería.
b) Que en cada uno de los municipios distintos del habitual del trabajo no se permanezca por el perceptor más de nueve meses (límite temporal) y,
c) Que tales dietas no superen los límites cuantitativos señalados en dicho artículo 8.A.3, letra a), del Reglamento del Impuesto, y que actualmente en vigor son:
a.- Cuando se haya pernoctado
- Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
- Por gastos de manutención, 52,59 euros diarios (53,34 euros diarios desde 1 de diciembre de 2005) por desplazamiento dentro del territorio español, ó 91,35 euros diarios por desplazamiento al extranjero.
b.- Cuando no se haya pernoctado
Se considerarán exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,14 (26,67 desde 1 de diciembre de 2005) ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
Expuesto lo anterior con carácter general, en referencia a la cuestión planteada en concreto, se considera lo siguiente:
1º. Como cuestión de principio debe señalarse que, conforme a lo dispuesto en el artículo 107 -obligaciones formales del retenedor, del obligado a practicar ingresos a cuenta y otras obligaciones formales- del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2004, de 5 de marzo, y en el artículo 106 de su Reglamento, de 30 de julio de 2004, la justificación ante la Administración Tributaria tanto de los gastos de estancia, como la acreditación del día y lugar del desplazamiento corresponden a la entidad pagadora.
2º. Por lo que se refiere a la falta de justificación de los gastos de estancia que se señala en el escrito de consulta debido a la negativa de los trabajadores -se supone que se está ante el supuesto en que es el mismo trabajador quien costea el gasto y con posterioridad lo repercute a la empresa- la entidad pagadora a efectos de sus obligaciones como obligada a retener, etc. deberá considerar que el importe de los gastos de estancia están sometidos en su totalidad al Impuesto sobre la Renta y a su sistema de retenciones.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
RIRPF RD 1775/2004, Art. 8