La obligación de registro de documentos en IVA se fundamenta en el artículo 164.1.4º LIVA y se materializa en los Libros Registro regulados en el RD 1624/1992 (facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias). La finalidad es proporcionar al sujeto pasivo información suficientemente detallada para cumplir con la liquidación e ingreso del impuesto en cada período y permitir el control de la Administración tributaria, siendo requisito sine qua non la numeración correlativa de todas las facturas y documentos de aduanas relativos a operaciones empresariales.
Hechos
La entidad consultante en el desarrollo de su actividad recibe facturas y otros documentos en los que no consta la mención de "factura", con y sin cuotas repercutidas por el Impuesto sobre el Valor Añadido, por tratarse, en ocasiones, de operaciones sujetas pero exentas o no sujetas a dicho Impuesto.
Cuestión planteada
Obligación de registro de dichos documentos.
Contestación
1.- El artículo 164, apartado uno, número 4º, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29), dispone que sin perjuicio de lo establecido en el Título anterior de dicha Ley, los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados, con los requisitos, límites y condiciones que se determinen reglamentariamente, a: “4º. Llevar la contabilidad y los registros que se establezcan, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código de Comercio y demás normas contables.”
Asimismo, el artículo 242 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido (DO L 347 de 11.12.2006), establece que:” Los sujetos pasivos deben llevar una contabilidad suficientemente detallada para hacer posible la aplicación del IVA y su control por la Administración fiscal.”
Por su parte, el artículo 166, apartado uno de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido preceptúa lo siguiente:
“Uno. La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:
1º. El importe total del Impuesto sobre el Valor Añadido que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes.
2º. El importe total del Impuesto soportado por el sujeto pasivo.”
De acuerdo con lo expuesto, hay que concluir que la finalidad de la llevanza de los Libros Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido consiste en proveer al sujeto pasivo de la información necesaria para poder cumplir con la obligación de declaración e ingreso del Impuesto en cada período de liquidación y, además, que dicha información se presente de forma que sirva para un adecuado control por la Administración tributaria.
2.- El artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre (BOE del 31), dispone, en su apartado 1, lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales y otros sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberán llevar, con carácter general, y en los términos dispuestos por este Reglamento, los siguientes Libros Registros:
a) Libro Registro de facturas expedidas.
b) Libro Registro de facturas recibidas.
c) Libro Registro de bienes de inversión.
d) Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.”
Por su parte, el artículo 64 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, que regula el libro Registro de facturas recibidas, preceptúa lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales, a los efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán numerar correlativamente todas las facturas y documentos de Aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. Esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones objetivas que lo justifiquen.
2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se anotarán en el Libro Registro de facturas recibidas.
En particular, se anotarán las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al Impuesto efectuadas por los empresarios o profesionales.
Igualmente, deberán anotarse las facturas a que se refiere el apartado 5 del artículo anterior.
3. Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el Libro regulado en este artículo.
4. En el Libro Registro de facturas recibidas se anotarán, una por una, las facturas recibidas y, en su caso, los documentos de Aduanas y los demás indicados anteriormente, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del obligado a su expedición, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y cuota.
En el caso de las facturas a que se refiere el párrafo segundo del apartado 2, las cuotas tributarias correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias de bienes a que den lugar las entregas en ellas documentadas habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas.
5. Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido.
Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.”
Según se desprende del apartado 1 del artículo 63, además de las facturas y documentos expresamente mencionados en su apartado 2, los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deben anotar en el Libro Registro de facturas recibidas todas las facturas recibidas, relativas a las adquisiciones de bienes y servicios destinados al desarrollo de su actividad empresarial o profesional, entendiéndose incluidas entre ellas las facturas relativas a operaciones no sujetas y las sujetas pero exentas de dicho Impuesto. También deben anotarse aquellas facturas que documenten operaciones sujetas y no exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, aunque las cuotas soportadas por dicho Impuesto no sean total o parcialmente deducibles.
La circunstancia de que en un documento recibido no conste expresamente la mención del término “factura” no implica que quede excluido de la obligación de ser debidamente anotado en el Libro Registro de facturas recibidas. A estos efectos, debe señalarse que el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (BOE del 29), establece en su artículo 6.9 que tendrán la consideración de factura aquellos documentos que contengan todos los datos y requisitos a que se refieren los apartados 1 a 7 de dicho precepto, entre los cuales no se encuentra el de hacer la mención expresa del término factura.
Finalmente, debe indicarse que entre los datos que han de anotarse en el Libro Registro de facturas recibidas, a que se refiere el artículo 64.4 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, no figura el “número” de la factura recibida; las facturas recibidas deben numerarse correlativamente en el orden en que se reciban y dicho número es el que debe ser objeto de registro, no el de la factura propiamente dicha.
3.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley 37/1992 art. 164-4º. RIVA RD 1624/1992 art. 64