Las copias de facturas expedidas pueden conservarse por medios electrónicos durante todo el plazo de prescripción del IVA, sin restricción en cuanto al momento de su digitalización (anterior o posterior a la expedición). Los archivos y registros del programa informático de contabilidad son válidos como matriz de las facturas expedidas, siempre que se garantice a la Administración el acceso en línea, la carga remota y la utilización de dichos documentos, independientemente del lugar de conservación.
Hechos
La entidad consultante en el desarrollo de su actividad está obligada a la expedición de un gran número de facturas en soporte papel en cada ejercicio. Dicha entidad dispone de un programa informático de contabilidad desde el que se efectúa la expedición de facturas.
Cuestión planteada
- Conservación por medios electrónicos de las copias de las facturas expedidas: digitalización certificada de dichos documentos.
- Momento de expedición de las copias de las facturas.
- Validez de los archivos y registros del programa informático de contabilidad como matriz de las facturas.
Contestación
1.- El artículo 29, apartado 2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (Boletín Oficial del Estado del 18), establece lo siguiente:
“2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:
(…)
e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.”
El artículo 165, apartado dos, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (Boletín Oficial del Estado del 29), dispone que las facturas recibidas, los justificantes contables, las facturas expedidas conforme a lo dispuesto en el apartado anterior del mismo precepto y las copias de las demás facturas expedidas deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo.
Por otra parte, el artículo 165, apartado cuatro de la Ley 37/1992 dispone que cuando el sujeto pasivo conserve por medios electrónicos las facturas expedidas o recibidas se deberá garantizar a la Administración tributaria tanto el acceso en línea a dichas facturas como su carga remota y utilización. La anterior obligación será independiente del lugar de conservación.
El desarrollo reglamentario, entre otros, de dicho precepto se ha llevado a cabo por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (BOE del 29), que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
2.- El desarrollo reglamentario en materia de conservación de facturas se encuentra regulado en el Título I, Capítulo IV, artículos 19 y siguientes, del Reglamento por el que regulan las obligaciones de facturación.
El citado artículo 19 dispone lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:
a) Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
b) Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.
c) Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3, así como sus justificantes contables, en su caso.
d) Los recibos a que se refiere el artículo 14.1, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
e) Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la importación.
Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en el párrafo c).
2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados por este reglamento.
3. Las obligaciones a las que se refiere el apartado anterior se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este capítulo.
4. Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar al previsto por las Directivas 76/308/CEE del Consejo, de 15 de mayo de 1976, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los créditos correspondientes a determinadas exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y 77/799/CEE del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre las autoridades competentes de los Estados miembros en el ámbito de los Impuestos directos, de determinados impuestos sobre consumos específicos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y por el Reglamento (CE) nº 1798/2003, del Consejo, de 7 de octubre de 2003, relativo a la cooperación administrativa en el ámbito del impuesto sobre el valor añadido y por el que se deroga el Reglamento (CEE) nº 218/92, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”
Por otra parte, el artículo 20 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que se ocupa de las formas de conservación de las facturas o documentos sustitutivos, dispone lo siguiente:
“1. Los diferentes documentos a que se hace referencia en el artículo 19 se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.
2. En particular, esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.”
Finalmente, el artículo 21 del mencionado Reglamento, que regula la conservación de las facturas o documentos sustitutivos por medios electrónicos, dispone lo siguiente:
“1. La conservación por medios electrónicos de los documentos a que se hace referencia en el artículo 20 se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.
2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.
Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
3. El Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en este artículo.”
3.- En aplicación de la habilitación normativa del artículo 21, apartado 3 del mencionado Reglamento, se ha dictado la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE del 14).
El artículo 5 de la Orden EHA/962/2007, que regula las obligaciones del expedidor en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos, dispone lo siguiente:
“1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, con quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios. En cualquier caso, el obligado tributario será el único responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en el artículo 19.1 del citado Reglamento, debiendo asegurarse de la existencia de las copias de seguridad necesarias y de que se apliquen las medidas técnicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenan las facturas o documentos sustitutivos electrónicos.
2. Se entiende por copia de una factura o documento sustitutivo, en soporte papel, un documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, pudiendo contener algún distintivo que así lo indique, como es la expresión «copia». En las facturas o documentos sustitutivos electrónicos, la copia es un fichero idéntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al fichero firmado.
Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, o conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados.
3. La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.
Asimismo, el obligado tributario deberá facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a tales documentos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de los documentos, copias o matrices conservados, cualquiera que sea su soporte.
Cuando se utilice un sistema informático en la llevanza y conservación de los documentos expedidos y las copias o matrices de los documentos y, por tanto, éstos tengan un soporte electrónico, tanto en un sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.”
4.- El artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, referido a los medios de expedición de facturas o documentos sustitutivos, dispone que: “Las facturas o documentos sustitutivos podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición, su consignación en el Libro Registro de facturas expedidas, regulado en el artículo 63 del Reglamento del Impuesto, y su adecuada conservación.”
En consecuencia, puesto que el artículo 8 del mencionado Reglamento establece que las facturas y los documentos sustitutivos pueden expedirse por cualquier medio, en papel o soporte electrónico, los documentos expedidos por la entidad consultante podrán conservarse en cualquiera de dichos soportes, o bien, ser objeto de la correspondiente conversión entre soportes, conforme se establece en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y en la citada Orden EHA/962/2007. A este respecto, debe indicarse que según establece el artículo 19, apartado 2 del mencionado Reglamento, las facturas y los documentos sustitutivos deben conservarse con su contenido original, lo cual no implica necesariamente que deban conservarse en su soporte original.
Las copias de las facturas expedidas deben expedirse en el mismo momento en que se expida la factura original de la que son copia, sin que dicha circunstancia implique que deba expedirse la copia en papel, cuando se trate de un sistema de expedición de facturas por medios electrónicos que permita la conservación por medios electrónicos de las correspondientes copias de las facturas expedidas.
En relación con lo anterior, debe señalarse lo establecido por el artículo 5.2 de la Orden EHA/962/2007 anteriormente transcrito, en el que se establece lo siguiente.
“2. Se entiende por copia de una factura o documento sustitutivo, en soporte papel, un documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, pudiendo contener algún distintivo que así lo indique, como es la expresión «copia». En las facturas o documentos sustitutivos electrónicos, la copia es un fichero idéntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al fichero firmado.
Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, o conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados.”
En consecuencia, si como se señala en el escrito de consulta, el programa informático de contabilidad de la empresa dispone de archivos o registros que cumplan con el concepto de matriz de una factura a que se refiere el artículo 5.2 de la Orden EHA/962/2007, no será necesario que la consultante expida materialmente la copia de la factura original expedida, en el momento de expedir esta última.
Por otra parte, debe indicarse que el procedimiento para la conversión por medios electrónicos de las facturas y los documentos sustitutivos recibidos, así como cualesquiera otros documentos o justificantes de los contemplados en el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, cuyo soporte es el papel, debe ajustarse a lo establecido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, que ha previsto un sistema de digitalización certificada de dichos documentos para que, una vez digitalizados, se pueda proceder a su conservación por medios electrónicos.
Una vez producida la digitalización de los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en los términos previstos en el artículo 7 de la mencionada Orden, estos podrán ser destruidos, conforme se indica en el apartado 1, párrafo segundo de dicho precepto, sin perjuicio, en su caso, del cumplimiento de las obligaciones que en otros ámbitos (mercantil, etc.) afecten a la conservación de dichos documentos.
En efecto, según se indica en el artículo 7.1, párrafo segundo de la mencionada Orden, una vez producida la digitalización de los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en los términos previstos en el referido
artículo 7 de dicha Orden, estos podrán ser destruidos o, como dice el precepto citado, se podrá prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
5.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley 37/1992 art. 165-dos. Orden EHA/962/2007. Rgto Fact: art. 19, 20 y 21