Las facturas expedidas electrónicamente a través de un tercero contratado son documentos justificativos válidos del derecho a deducción de IVA cuando: (i) el empresario obligado mantiene la responsabilidad final de la expedición conforme al art. 5 RD 1496/2003; (ii) contienen los requisitos del art. 6 del Reglamento de Facturación; (iii) se remiten electrónicamente al destinatario cumpliendo el art. 15; y (iv) garantizan autenticidad de origen e integridad de contenido mediante firma electrónica avanzada, dispositivos seguros de creación de firmas o equivalentes tecnológicos reconocidos conforme al art. 18.
Hechos
La entidad consultante ha desarrollado un sistema de facturación a través de firma electrónica. Esta entidad va a ser autorizada por determinadas empresas españolas para elaborar las facturas que dichas empresas están obligadas a expedir como consecuencia de su actividad económica y, para ello utilizará dicho sistema electrónico. Con periodicidad mensual o menor, la entidad consultante remitirá a cada cliente de las empresas autorizantes un estadillo de las operaciones realizadas con las mismas en el que se incluyen todos los datos que deben constar en una factura de acuerdo con la normativa vigente.
Cuestión planteada
Si las facturas expedidas a través del sistema descrito son correctas y si tienen la consideración de documentos justificativos del derecho a la deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Contestación
1.- El artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (BOE del 29), establece:
“1. La obligación a que se refiere el artículo 2 podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros. En cualquiera de estos casos, el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este título.
(…)
3. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido mediante la contratación de terceros a los que encomienden la expedición de las facturas o documentos sustitutivos”.
Por tanto, el Reglamento permite que el empresario o profesional obligado a la expedición de las correspondientes facturas encomiende esta función a un tercero, sin perjuicio de que el responsable de tal obligación siga siendo el propio empresario o profesional.
Por su parte, el artículo 15 del citado Reglamento dispone que “los originales de las facturas o documentos sustitutivos expedidos conforme a lo dispuesto en el capítulo II del título I deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan, a excepción de aquellas a las que se refiere el artículo 2.3.”
Teniendo en cuenta que el capítulo II del título I del Reglamento de Facturación se refiere, entre otros conceptos, al contenido de la factura, las facturas expedidas por medios electrónicos y remitidas por dichos medios deben de contener los datos y requisitos regulados en el artículo 6 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Por su parte, el artículo 18 del mencionado Reglamento, relativo a la remisión electrónica de las facturas o documentos sustitutivos, dispone lo siguiente:
“1. A efectos de lo dispuesto en el artículo 17, la garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos que se hayan remitido por medios electrónicos se acreditará por alguna de las siguientes formas:
a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
c) Mediante los elementos propuestos a tal fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. A tal efecto, deberán solicitar autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.
2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas remitidas simultáneamente por medios electrónicos al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.
3. El Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en este artículo”.
2.- El mencionado precepto ha sido desarrollado por la Orden EHA/962/2007, en cuyo artículo 2, sobre remisión de facturas y documentos sustitutivos se dispone lo siguiente:
“1. De acuerdo con el artículo 17 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por medios electrónicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.
El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado.
La expedición de documentos en un soporte dado, en papel o electrónico, no condicionará el medio por el que deban remitirse en un momento ulterior al mismo destinatario, o el medio por el que se deban remitir las facturas rectificativas relacionadas con aquellos, o los duplicados de facturas remitidas con anterioridad.
2. A efectos de lo establecido en el artículo 18.1.a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, consiste en cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma.
3. Cuando las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electrónicamente y la opción utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e integridad de contenido sea la utilización de un sistema de firma electrónica reconocida, conforme a lo establecido en el artículo 18.1.a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario.
Las copias de las facturas expedidas por medios electrónicos, remitidas a los empresarios o profesionales que realicen las operaciones, incluso en el supuesto de facturación por el destinatario o por un tercero en nombre y por cuenta del sujeto pasivo, incorporarán las firmas electrónicas en los mismos términos indicados en el párrafo anterior.
4. Cuando se trate de un sistema de facturación electrónica basado en acuerdos de intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, entre expedidor y destinatario, conforme a lo previsto en el artículo 18.1.b) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en el acuerdo de intercambio electrónico de datos entre las partes debe reflejarse con precisión cuáles son los medios o procedimientos implementados en el sistema de facturación que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos intercambiados.
5. Las facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos.”
3.- En consecuencia, cuando la remisión de las facturas se efectúe conforme al sistema establecido en el en el artículo 18.1.a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, consistente en cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma.
En lo que respecta a la relación de operaciones recibidas por cada cliente por vía electrónica, dichos documentos tendrán la consideración de facturas y, por tanto, serán justificativos del derecho a la deducción en el Impuesto sobre el Valor Añadido siempre y cuando el contenido de los mismos se ajuste a lo dispuesto en el artículo 6 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y sin perjuicio de que los detalles comunes a las distintas facturas se mencionen una sola vez, tal y como se dispone en el apartado 2 del artículo 18 del mencionado Reglamento de facturación.
4.- Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Orden EHA/962/2007: art. 2. Rgto. Facturación (art. primero RD 1496/2003) arts. 5, 15 y 18