La DGT confirma que el requisito de llevar y conservar relación de documentos entregados (art. 45.2.2º.e) RIRPF) se limita a fórmulas indirectas, siendo los registros de nómina suficientes para fórmulas directas. En fórmulas indirectas sin vales/tarjetas, la empresa debe documentar entrega y consumo; si existe reembolso de cuantías no consumidas, pierde la calificación de exención en especie, generando retribución íntegra gravada y retención del 19 %, toda vez que tal reembolso vulnera el requisito de irrembolsabilidad del art. 45.2.2º.c) RIRPF.
Hechos
La entidad consultante esta interesada en aclarar las condiciones para que la prestación indirecta del servicio de comedor de empresa mediante la entrega a los empleados de tarjetas magnéticas que reciben una precarga para ser utilizadas como medio de pago en establecimientos de hostelería no tenga la consideración de retribución en especie.
Cuestión planteada
1º. Alcance del requisito de llevanza y conservación de la relación de documentos entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores a que se refiere la letra e) del artículo 45.2.2º del RIRPF
2º. Obligaciones de la empresa que entrega las tarjetas a los empleados en caso de que no se utilice la fórmula indirecta de prestación del servicio. Consecuencias del reembolso a los empleados de las cuantías no consumidas.
Contestación
1º. La letra c) del artículo 42.2 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (BOE del 29 de noviembre), -en lo sucesivo LIRPF- establece que no tendrán la consideración de rendimientos del trabajo en especie “Las entregas a empleados de productos a precios rebajados que se realicen en cantinas o comedores de empresa o economatos de carácter social. Tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas indirectas de prestación del servicio cuya cuantía no supere la cantidad que reglamentariamente se determine.”
Por su parte, el artículo 45 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo (BOE del 31 de marzo) -en adelante RIRPF- dispone los siguiente:
“1. A efectos de lo previsto en el artículo 42.2.c) de la Ley del Impuesto, tendrán la consideración de entrega de productos a precios rebajados que se realicen en comedores de empresa las fórmulas directas e indirectas de prestación del servicio, admitidas por la legislación laboral, en las que concurran los siguientes requisitos:
1.º Que la prestación del servicio tenga lugar durante días hábiles para el empleado o trabajador. 2.º Que la prestación del servicio no tenga lugar durante los días que el empleado o trabajador devengue dietas por manutención exceptuadas de gravamen de acuerdo al artículo 9 de este Reglamento.
2. Cuando la prestación del servicio se realice a través de fórmulas indirectas, tendrán que cumplirse, además de los requisitos exigidos en el número anterior, los siguientes:
1.º La cuantía de las fórmulas indirectas no podrá superar 9 euros diarios. Si la cuantía diaria fuese superior, existirá retribución en especie por el exceso. Esta cuantía podrá modificarse por el Ministro de Economía y Hacienda atendiendo a la evolución económica y al contenido social de estas fórmulas.
2.º Si para la prestación del servicio se entregasen al empleado o trabajador vales-comida o documentos similares, tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago se observará lo siguiente:
a) Deberán estar numerados, expedidos de forma nominativa y en ellos deberá figurar la empresa emisora y, cuando se entreguen en soporte papel, además, su importe nominal.
b) Serán intransmisibles y la cuantía no consumida en un día no podrá acumularse a otro día.
c) No podrá obtenerse, ni de la empresa ni de tercero, el reembolso de su importe.
d) Sólo podrán utilizarse en establecimientos de hostelería.
e) La Empresa que los entregue deberá llevar y conservar relación de los entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores, con expresión de:
En el caso de vales-comida o documentos similares, número de documento, día de entrega e importe nominal.
En el caso de tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago, número de documento y cuantía entregada cada uno de los días con indicación de estos últimos.”
Por lo que respecta al cumplimiento del requisito a que se refiere la letra e) del artículo 45.2.2º del RIPRF, debe tenerse presente que con independencia de la forma en que se materialice la prestación del servicio, la llevanza y conservación de la documentación entregada al empleado tiene por finalidad principal verificar que la prestación del servicio tenga lugar durante días hábiles para el empleado en los que no devengue dietas por manutención, y que la cuantía de las fórmulas indirectas no supere 9 euros diarios.
De acuerdo con lo dispuesto en la citada letra e), y teniendo en cuenta la finalidad del precepto, la relación de documentos entregados a cada uno de sus empleados o trabajadores deberá contener la siguiente información:
Tratándose de vales-comida o documentos similares:
Número del documento.
Importe nominal correspondiente a cada documento entregado.
Día de entrega, entendiendo por tal el día previsto de utilización.
En el caso de tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago:
Número del documento.
Cuantía entregada cada uno de los días, entendiendo por tal la cuantía atribuida o asignada a cada día previsto de utilización.
Indicación del día correspondiente a cada cuantía entregada, entendiendo por tal el día previsto de utilización.
2.º En aquellos supuestos en los que habiéndose entregado a los empleados vales-comida, tarjetas o cualquier otro medio electrónico de pago que cumplan los requisitos del artículo 45.2.2º del RIRPF el empleado no utilice la fórmula indirecta de prestación del servicio, con carácter general no existirá retribución en especie. No obstante, en caso de que la fórmula indirecta no se haya utilizado por corresponder con días inhábiles para el empleado o en los que se haya devengado dieta por manutención, sí existirá retribución en especie por entenderse incumplido el requisito establecido en el artículo 45.1 del RIRPF con la consiguiente obligación de ingresar a cuenta, salvo que la empresa acredite la no utilización de los instrumentos entregados, debiendo en tal caso practicarse las anotaciones correspondientes en la relación a que se refiere la letra e) del artículo 45.2.2º del RIPRF. A estos efectos se entenderá acreditada la no utilización cuando los vales-comida o las cuantías no utilizadas se entreguen o asignen de nuevo al empleado, cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 45 del RIRPF.
En cualquier caso si la empresa reembolsa al trabajador las cuantías no utilizadas, existirá retribución dineraria sometida a la retención correspondiente.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
LIRPF Ley 35/2006, Art. 42-2; RIRPF RD 439/2007, Art. 45