La obligación de conservar la documentación (nóminas y justificantes) vinculada a los servicios prestados existe únicamente cuando dicha documentación incida en el cumplimiento de las propias obligaciones tributarias del prestador, conforme al artículo 29.2.e) LGT. La DGT descarta pronunciarse sobre la obligación de entrega de documentación a clientes, al tratarse de una relación jurídico-privada ajena al ámbito tributario. En consecuencia, la conservación es exigible solo si los documentos guardan conexión directa con la posición fiscal del consultante (retenciones practicadas, retribuciones pagadas u otras obligaciones tributarias propias).
Hechos
El consultante presta servicios a empresas de confección mensual de nóminas, seguros sociales, altas y bajas de trabajadores, contratos, etc.
Algunas empresas, tiempo después de prescindir de sus servicios, le exigen que les vuelva a enviar nóminas de varios ejercicios económicos anteriores, confeccionadas y entregadas en su momento a la empresa.
Cuestión planteada
Como profesional que prestó los servicios descritos, ¿tengo la obligación de guardar y conservar dicha documentación?
Contestación
Respecto de la obligación de conservar las nóminas de los trabajadores de las empresas clientes, el artículo 29 de la de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, regula las obligaciones tributarias formales derivadas de las relaciones jurídico-tributarias. En concreto, el apartado 2, letra e), de dicho precepto establece que los obligados tributarios deben “conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.
Solo en el supuesto de que la documentación a la que se refiere la consulta incidiese en el cumplimiento de las obligaciones tributarias del consultante, éste debería conservarla a efectos fiscales, tal y como se derivaría del artículo 29.2.e) de la LGT.
En relación con la entrega de la documentación a las antiguas empresas clientes, debe destacarse que la normativa tributaria regula las obligaciones tributarias derivadas de las relaciones jurídico-tributarias, no correspondiendo a este Centro Directivo pronunciarse sobre la obligación de entrega de la documentación a las empresas clientes en la medida en que excede del ámbito tributario en sentido estricto, al referirse a una relación jurídico privada entre la consultante y su cliente.
Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Referencia normativa
Ley 58/2003, art. 29